Kiezen tussen standaard- of maatwerk software

Bedrijven staan vaak voor de keuze tussen standaard- of maatwerk software wanneer ze gaan investeren. Het antwoord ligt niet altijd voor de hand. Er komt namelijk veel bij kijken om je bedrijf goed softwarematig in te richten. Je hebt met meerdere afdelingen te maken, waarin weer verschillende taken moeten worden uitgevoerd door de collega’s.

In deze blog gaat Innovaware je helpen met het maken van deze keuze. Laten we beginnen met de voor- en nadelen op een rij te zetten.

Voor- en nadelen van maatwerk software

Het grootste voordeel van maatwerk software is wel de vrije invulling die het je biedt. Jij kunt zelf beslissen wat je wilt hebben zonder dat je beperkt wordt door wat er beschikbaar is. Met standaardpakketten moet je je schikken naar wat er voor jouw bedrijf beschikbaar is, maar als je het op maat laat maken kun je het maken precies zoals je het wilt, wat je maar wilt.

Een ander voordeel wat hieruit voortkomt is de effectiviteit. Elke functie die wordt gebouwd heeft een functie, omdat jij hier het nut van inziet. De werkefficiëntie gaat omhoog, medewerkers kunnen gemakkelijk omgaan met de programma’s en de prestaties gaan omhoog.

Er zitten echter ook enkele nadelen aan het laten maken van software op maat. Zo is het over het algemeen duurder dan standaard uitvoeringen. Dit komt omdat er uren gereserveerd moeten worden om alles te bouwen. Bij de bestaande modules hoef je het alleen te installeren. Ook ben je afhankelijk van degene die het bouwt voor het onderhoud. Maatwerk software over laten nemen door een andere partij kost soms te veel tijd, waardoor nieuwe software laten maken dan de beste keuze is.

Voor- en nadelen van standaard software

Het voordeel van standaard software is dat het over het algemeen een stuk goedkoper is. Er hoeft niets van nul af opgebouwd te worden. Je neemt een module af en een professional installeert het voor je bedrijf. Na de koppelingen kun je het al gebruiken. Er is dus ook geen ontwikkeltijd. Dit is met name handig in een situatie waarin je niet kunt wachten op de nieuwe software om ontwikkeld te worden.

De nadelen van standaard software is dat je flexibiliteit laat liggen. Je kiest voor bestaande systemen die op een bepaalde manier gemaakt zijn. Mocht er dus een verschil zitten in hoe jullie te werk gaan in vergelijking met de programma’s dan zul je het bedrijf moeten aanpassen en niet andersom. De bestaande modules zijn niet altijd gebruiksvriendelijk. Zeker voor nieuwe mensen of medewerkers die gewend zijn om op een specifieke manier te werk te gaan zullen even moeten wennen. Als je gaat uitbouwen geeft dit ook nieuwe uitdagingen. Heb je nu een upgrade nodig van het pakket? Zo ja, welke en is het überhaupt mogelijk? Wat doe je als je niet alles van de nieuwe software gaat gebruiken?

Waarom laat je software maken?

Om te kunnen kiezen tussen maatwerk software en standaard software moet je eerst weten waarvoor je het gaat gebruiken. Binnen een bedrijf zijn er allerlei complexe processen die gestroomlijnd worden met de inzet van applicaties. Je laat software maken omdat computers deze processen een stuk makkelijker kunnen uitzetten en verwerken. Denk aan terugkerende taken die een stuk sneller kunnen als ze eenmaal geautoriseerd worden zoals het opmaken van facturen of contracten.

Bedrijfsstructuur

Een van de bekendste systemen voor bedrijven zijn de ERP’s. Dit is waar veel bedrijfsvoering op gebaseerd is, een soort basis voor de rest. Afhankelijk van jouw bedrijfsstructuur kun je een grote of kleine ERP hebben. Niet altijd heb je namelijk evenveel functies nodig. Heb jij een gloednieuwe bedrijfsstructuur die lastig te vertalen valt naar de gebruikelijke ERP? Dan heb je maatwerk software nodig.

Bedrijfsprocessen versnellen

Een factuur opstellen, wijzigingen doorvoeren aan de boekhouding, inkooporders versturen, nieuwe collega’s verwerken in het HR systeem, het zijn allemaal voorbeeld van bedrijfsprocessen die tijd kosten. Gelukkig kunnen veel van deze processen aanzienlijk versneld worden. Wat als je een lijst hebt van favoriete leveranciers? Dan kun je elke keer als je een bestelling plaatst het invullen van de rekening, btw-nummer en andere triviale zaken overslaan. Dit zit opgeslagen in het systeem dat het automatisch voor jou invult.

Efficiënter werken en zo meer tijd overhouden is een van de voornaamste redenen waarom iemand bedrijfssoftware gebruikt. In combinatie met het feit dat je via applicaties minder fouten maakt, haal je hier een grote ROI (Return On Investment) uit voor je bedrijf.

Gebruiksgemak voor de collega’s

Alles met de hand doen is niet alleen tijdrovend, maar ook onhandig. Het blaadje kan kwijtraken of je moet iedere keer dezelfde handelingen doen. Om het gebruiksgemak van iedereen die bij je bedrijf werkt te vergroten zet je software in. Met standaard software kom je al een heel eind, maar wil je echt ervoor zorgen dat je collega’s alle uren vol benutten kies je voor maatwerk software. Het gebruiksgemak wat je hierbij krijgt is simpelweg niet te evenaren met andere pakketten.

Veelgebruikte documenten automatiseren

Als je goed kijkt naar de mogelijke documenten zie je dat er maar een paar overblijven die echt vaak gebruikt worden. Door het merendeel van je documenten te automatiseren houdt je veel tijd voor andere dingen over. Hierbij kun je denken aan facturen, maar ook aan aanvraag- of inschrijfformulieren. Sterker nog, als je je systeem hebt gekoppeld aan je CRM hoef je zelfs de gegevens van de klant niet meer in te vullen. Al deze handelingen lijken klein, maar als je ze optelt scheelt dit uren per dag, per medewerker.

Rechten toekennen

Met netwerk van programma’s zoals de ERP of CRM wil je dat niet iedereen overal bij kan. Natuurlijk moeten projectleiders de planning kunnen inzien van projectmedewerkers, maar de klantgegevens zijn niet voor iedereen bestemd. Door een duidelijke indeling van je onderneming te hebben weet je een stuk beter de rechten toe te kennen aan het personeel wat daarvoor in aanmerking komt. Met maatwerk software kun je precies deze rechten instellen hoe je wilt.

Internationale vertaalslag

Werk je met internationale vestigingen? Dan wil je dat iedereen met de juiste gegevens werkt. Er is een internationale vertaalslag nodig om de valuta, talen en tijdzones in te stellen. Ook dit is een situatie waarin automatisering de oplossing biedt. Aan de hand van op maat gemaakte software kun je een portaal laten maken. Afhankelijk van de regio waarin de gebruikers inloggen wordt alles al netjes ingesteld specifiek voor die regio.

Alles aan elkaar koppelen

Bedrijven werken het beste als alles gekoppeld is. Losse eilanden leidt tot miscommunicatie, tijdverlies en dus ook het mislopen van omzet. Door alles aan elkaar te koppelen werken zelfs verschillende afdelingen met dezelfde dataset als iedereen. Wanneer iemand bij import een nieuwe bestelling doet wil je dit meteen op de balans terugzien bij de boekhouding. Tegelijkertijd kan het voorkomen dat de collega’s van de marketing iets meer informatie nodig hebben vanuit de CRM. Met maatwerk software knoop je alles goed aan elkaar zodat je nooit met verkeerde data in de weer gaat.

De kosten van standaard- of maatwerk software

Als we de kosten vergelijken van standaard software met die van maatwerk software zien we dat het over het algemeen goedkoper is om voor standaard software te gaan. Echter moet hier wel een voetnoot bij komen te staan, want dit is gebaseerd op de kosten om het te laten maken of installeren.

De waarde kun je echter in veel meer dingen uitdrukken dan alleen de aanschafkosten. Wat dacht je van alle work arounds die je collega’s maken? Als een taak in de helft van de tijd kan, scheelt dit je met maatwerk software iedere keer 50% van het uurloon. Bij taken die elke dag terugkomen kan dit behoorlijk oplopen.

Een laatste punt is dat je met standaardpakketten vaak te maken hebt met licenties. Het is dus niet een aankoop in die zin dat het jouw eigendom wordt. Nu is dit ook niet altijd het geval bij maatwerk software maar je hebt er in ieder geval inspraak in. Maak goede afspraken voordat je iets laat maken, dan weet je zeker waarvoor je betaalt.

Combineren mogelijk

Je kunt natuurlijk ook combineren tussen de twee. We hebben al gezegd dat maatwerk software soms de rol heeft om alles aan elkaar te koppelen. Of dit nu in de vorm van een op maat gemaakte API is of een andere oplossing, er zijn mogelijkheden genoeg. Waar het vooral op neerkomt is dat je je eigen bedrijf goed moet kennen voordat je een keuze kan maken. Jij kent de processen door en door.

Dit betekent niet dat je er alleen voor staat. Wij helpen je graag met het maken van een analyse van je bedrijfsstructuur. Alle ins en outs komen aan bod. Op basis hiervan kun je sparren met de expert van ons. Misschien is standaard software wel de oplossing, maar misschien ben je beter af met maatwerk software of een combinatie tussen de twee. Dit kunnen we alleen als je het gesprek aangaat.

Gratis advies krijgen van Innovaware

Innovaware geeft je gratis advies bij het maken van je keuze. We doen dit niet zomaar. Binnen ons team hebben we jaren ervaring met veel verschillende branches. In de tussentijd hebben we veel situaties gezien waar we een oplossing voor hebben mogen bedenken. Daarom bieden we met het volste vertrouwen de optie aan om een keer in gesprek te komen met onze expert. Vaak is een eerste adviesgesprek al voldoen om het balletje te laten rollen. Van daaruit krijg jij voldoende ideeën die je weer bij ons kunt neerleggen.

Laten we samen naar een oplossing kijken en maak vandaag een afspraak voor gratis advies van InnovaWare.